Privacyverklaring Synthetic Culture
Oct 19, 2026 · @Synthetic Culture
Versie: oktober 2026. Deze versie vervangt de verklaring van 10 maart 2026.
In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens Synthetic Culture verwerkt, waarom, hoe lang en met wie we ze delen. Ze geldt voor iedereen met wie we contact hebben: opdrachtgevers en hun medewerkers, architecten en adviseurs in een project, mensen die wij zakelijk benaderen en bezoekers van onze website. Wij werken alleen voor bedrijven. We verwerken daarom vooral zakelijke contactgegevens.
Deze verklaring volgt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en sluit aan op onze algemene voorwaarden van oktober 2026.
1. Wie wij zijn
Verwerkingsverantwoordelijke is By Breemer, eenmanszaak van Onno van den Breemer, handelend onder de naam Synthetic Culture.
Adres: Dr. Albert Schweitzerlaan 16, 3771 XM Barneveld
KvK-nummer: 84853123
E-mail: info@syntheticculture.nl
Website: www.syntheticculture.nl
We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Voor alle vragen over je gegevens kun je mailen naar info@syntheticculture.nl.
2. Welke gegevens we verwerken en waarom
We verwerken alleen gegevens die we nodig hebben voor het doel in de tabel. Waar we gerechtvaardigd belang noemen, hebben we afgewogen dat ons belang niet zwaarder weegt dan jouw privacy. Je kunt daar altijd bezwaar tegen maken (artikel 8).
Doel
Welke gegevens
Waar ze vandaan komen
Grondslag
Contact, offertes en klantrelatie
Naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, de inhoud van mails en gesprekken
Van jou of van een collega
Uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst; voor medewerkers van een opdrachtgever ons gerechtvaardigd belang om met de organisatie samen te werken
Zakelijke benadering van bedrijven
Naam, functie, organisatie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer, korte aantekeningen over contact
Openbare zakelijke bronnen, zoals de website van je organisatie, LinkedIn, nieuwsberichten en publicaties van gemeenten, of een doorverwijzing
Gerechtvaardigd belang: bouwbedrijven en ontwikkelaars informeren over onze diensten
Uitvoeren van een opdracht
Contactgegevens van de beslisser en andere betrokkenen, zoals de architect; feedback, akkoorden en aanleveringen. Aanleveringen bevatten zelden persoonsgegevens, soms een naam op een tekening of een foto
Van de opdrachtgever en de partijen in het project
Uitvoering van de overeenkomst; voor betrokkenen van andere partijen ons gerechtvaardigd belang
Klantportaal en reviewtool
Naam en e-mailadres van reviewers, opmerkingen en akkoorden met datum en tijd, geüploade bestanden, technische gegevens zoals IP-adres en browser bij gebruik
Van jou, als je het portaal of de reviewtool gebruikt
Uitvoering van de overeenkomst; gerechtvaardigd belang om akkoorden aantoonbaar vast te leggen
Contactformulier op de website
Naam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht
Van jou
Voorbereiding van een overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om je vraag te beantwoorden
Portfolio, website en social media
Naam van het project en de opdrachtgever, de beelden, en bij een testimonial je naam, functie en citaat
Van de opdrachtgever
Toestemming: we vragen na de verkoopstart schriftelijk akkoord (algemene voorwaarden artikel 15)
Facturatie en administratie
Factuuradres, btw-nummer, KvK-nummer, betalingsgegevens en betaalhistorie
Van de opdrachtgever
Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht)
We nemen telefoongesprekken en videogesprekken niet op.
3. Wat we niet doen
Geen bestaande personen in beelden. De mensen in onze artist impressions zijn gegenereerd. We gebruiken geen foto's of beeltenis van bestaande personen, tenzij een opdrachtgever daar uitdrukkelijk om vraagt en de afgebeelde persoon schriftelijk toestemming heeft gegeven (algemene voorwaarden artikel 5.4 en 14.6).
Geen biometrische gegevens. We verwerken geen gegevens om personen te herkennen, zoals gezichtskenmerken, en trainen geen modellen op personen.
Geen training op jouw materiaal. We gebruiken aanleveringen niet om eigen of openbare AI-modellen te trainen. We kiezen naar beste vermogen AI-diensten die zakelijke invoer volgens hun voorwaarden niet gebruiken om hun modellen te trainen (algemene voorwaarden artikel 15.3).
Geen verkoop van gegevens. We verkopen of verhuren geen persoonsgegevens.
Geen geautomatiseerde besluiten. We nemen geen besluiten over personen die alleen door een computer worden genomen. Elk beeld en elke mail wordt door een mens gecontroleerd voordat die de deur uitgaat.
4. Met wie we gegevens delen
We delen gegevens alleen als dat nodig is voor de doelen in artikel 2. De meeste partijen hieronder zijn verwerkers: zij werken in onze opdracht en mogen de gegevens niet voor zichzelf gebruiken. Daarvoor gelden hun verwerkersvoorwaarden.
Waarvoor
Dienst
E-mail, agenda en bestandsopslag, ook de projectmappen voor aanleveren en opleveren
Google Workspace
Website, contactformulier en projectpagina's van het klantportaal
Squarespace
Klantsysteem, reviewtool en opslag van reviewbestanden
Supabase (servers in de EU, Ierland) en Vercel (hosting van de app)
Verwerken van ontvangen facturen
CloudMailin (doorsturen) en Google Gemini (uitlezen)
Boekhouding
e-Boekhouden.nl en onze accountant
Maken en nabewerken van beelden en video
AI- en beelddiensten, waaronder Higgsfield, Freepik (Magnific), Google en Adobe
Ondersteuning bij tekst, planning en administratie
Anthropic (Claude)
Daarnaast delen we gegevens als de wet ons dat verplicht, bijvoorbeeld met de Belastingdienst, en met een verzekeraar of juridisch adviseur als dat nodig is bij een geschil.
We zetten in AI-diensten zo min mogelijk persoonsgegevens. Voor een beeld uploaden we tekeningen, modellen en foto's van de omgeving, geen contactgegevens.
Doorgifte buiten de EU. Een deel van deze diensten is gevestigd in of verwerkt gegevens in de Verenigde Staten of het Verenigd Koninkrijk. We geven gegevens alleen door met passende waarborgen volgens de AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of standaardcontractbepalingen.
5. Hoe lang we gegevens bewaren
We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Daarna verwijderen we ze, of maken we ze anoniem.
Gegevens
Bewaartermijn
Facturen en administratie
7 jaar, de wettelijke fiscale bewaarplicht
Contactgegevens en correspondentie met opdrachtgevers
Zolang we samenwerken en tot 5 jaar na de laatste opdracht
Projectbestanden, reviews en akkoorden
Tot 5 jaar na de oplevering, zodat vervolgfasen en wijzigingen mogelijk blijven (algemene voorwaarden artikel 20)
Persoonsgegevens in een aanlevering, zoals een foto van een persoon
Tot het einde van de opdracht (algemene voorwaarden artikel 19.3)
Gegevens van mensen die we zakelijk hebben benaderd zonder dat er een opdracht volgde
Tot 2 jaar na het laatste contact, of direct na je bezwaar
Berichten via het contactformulier zonder vervolg
Tot 2 jaar na het laatste contact
Portfolio en testimonials
Zolang de toestemming geldt; na intrekking halen we ze binnen redelijke tijd weg
Vraag je om verwijdering, dan verwijderen we je gegevens, behalve wat we volgens de wet moeten bewaren. Kopieën in back-ups verdwijnen volgens de gewone back-upcyclus.
6. Beveiliging
We beschermen gegevens met passende maatregelen:
tweestapsverificatie op alle accounts waar klantgegevens staan;
versleutelde verbindingen (https) en versleutelde opslag;
projectmappen en reviewbestanden alleen toegankelijk voor wie in het project zit, met persoonlijke of tijdelijke links;
toegang tot het klantsysteem alleen voor Synthetic Culture.
Een absolute beveiliging bestaat niet. Gaat er toch iets mis met gegevens die jou raken, dan informeren we je zo snel mogelijk en melden we het waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
7. Cookies
Onze website draait op Squarespace. Bij je eerste bezoek kies je in de cookiebanner welke cookies je toestaat. Je kunt die keuze altijd wijzigen of je cookies wissen in je browser.
Soort
Waarvoor
Toestemming nodig
Noodzakelijke cookies
De website laten werken, zoals beveiliging, formulieren en het onthouden van je cookiekeuze
Nee
Analytische cookies
Bezoekersstatistieken via Squarespace Analytics, zoals welke pagina's bezocht worden
Ja
Marketingcookies
We gebruiken geen marketing- of advertentiecookies
Niet van toepassing
Het klantportaal en de reviewtool gebruiken alleen opslag in je browser die nodig is om in te loggen en je voortgang te tonen.
8. Jouw rechten
Je hebt de volgende rechten op je gegevens:
Inzage: je mag weten welke gegevens we van je hebben.
Correctie: kloppen je gegevens niet, dan passen we ze aan.
Verwijdering: je kunt vragen je gegevens te verwijderen, behalve wat we wettelijk moeten bewaren.
Beperking: je kunt vragen het gebruik van je gegevens tijdelijk te stoppen.
Bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen gebruik op basis van gerechtvaardigd belang. Wil je niet meer zakelijk benaderd worden, dan stoppen we daar direct mee en bewaren we alleen je naam en organisatie op een lijst, zodat we je niet opnieuw benaderen.
Overdracht: je kunt gegevens die je zelf hebt gegeven in een gangbaar formaat opvragen.
Toestemming intrekken: heb je toestemming gegeven, bijvoorbeeld voor een testimonial of analytische cookies, dan kun je die altijd intrekken. Wat we daarvoor deden, blijft rechtmatig.
Mail je verzoek naar info@syntheticculture.nl. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen. Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
We passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op www.syntheticculture.nl, met de datum bovenaan. Bij een grote wijziging die jou raakt, laten we je dat weten.
Afspraken over intellectueel eigendom, gebruiksrechten, geheimhouding en het gebruik van beelden in ons portfolio staan in onze algemene voorwaarden. Verwerken we in een opdracht persoonsgegevens namens de opdrachtgever, dan sluiten we op verzoek een verwerkersovereenkomst (algemene voorwaarden artikel 19.3).